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削減できる時間がいちばん大きいのは、間違いなく経理です。それなのに、経理から始めた会社の多くが止まります。理由は効果の大きさとは別の変数にある。一手目の本当の目的が、時間削減ではないからです。
この回の流れ
0:35一手目は効果で選ばない一手目の目的は時間削減ではなく、社内に成功体験を作ること。ここで転ぶと二手目の稟議が通らなくなります。
1:34経理:効果は最大、でも重い1円のミスも許されないので、99パーセント正しくても結局すべてを人が確認する。二手目以降の本命として取っておきます。
2:21総務:一手目の条件が揃う間違えても誰も傷つかず、使う人が多く、効果が全員の目に見える。多くの会社にとって最初の正解はここです。
3:24人事:答えが会社によって動く常に募集を出している会社なら優先度が上がり、採用が年1回なら後回しでよい。条件次第の代表例です。
4:20自社の条件で並べ替える従業員の数、紙の量、採用の頻度。この3つを当てはめれば、月曜の朝に何から始めるかが決まります。
この回の要点
- 一手目は「効果の大きさ」ではなく「定着のしやすさ×失敗コストの低さ」で選ぶ
- 一手目の目的は時間削減ではなく成功体験。転ぶと二手目の稟議が通らなくなる
- 経理は捨てるのではなく、二手目以降の本命として取っておく
- 順位表を丸暗記せず、従業員数・紙の量・採用頻度の3条件で自社用に並べ替える
バックオフィスAI化の着手順
第一章の式と、第五章の並べ替え条件です。順位表として覚えるのではなく、自社の条件で並べ替えて使います。
【選び方の式】
一手目 = 定着のしやすさ × 失敗コストの低さ
(効果の大きさで選ばない。一手目の目的は時間削減ではなく成功体験)
【既定の並び】
1位 総務(議事録・社内問い合わせ対応)
… 間違えても誰も傷つかない / 使う人が多い / 効果が全員に見える
2位 人事(求人票・応募者対応)
… 採用の頻度しだいで位置が動く
3位 経理(請求書処理・仕訳)
… 効果は最大。ただし1円のミスも許されず、確認の手間が定着の壁になる
二手目以降の本命として取っておく
【自社の条件で並べ替える3つ】
1. 紙の請求書が月100枚超 → 経理が上がる
2. 常に採用活動をしている → 人事が上がる
3. 会議がほとんどない少人数 → 総務の中でも問い合わせ対応が先に来る